Editais de licitação e inteligência artificial: como simplificar os processos para a administração pública e as empresas

Todos os anos, entidades públicas e organizações conduzem centenas de procedimentos complexos para a contratação de obras, serviços e fornecimentos por meio de licitações públicas.

Ao mesmo tempo, diversas empresas empregam pessoal especializado e recursos dedicados exclusivamente à busca de editais e à gestão documental necessária para participar dos processos licitatórios.

Trata-se de um trabalho oneroso, mas de grande importância tanto para a Administração Pública quanto para as empresas privadas.

Mas o que acontece quando entram em cena a inteligência artificial e a GenAI?

De que forma as novas tecnologias podem simplificar e agilizar os processos, a busca por documentos, a redação e revisão de textos, bem como a verificação de conformidade com leis e regulamentos?

Adotar a inteligência artificial para apoiar a gestão das licitações públicas em breve poderá se tornar o padrão, pois a digitalização dos processos e a adoção de novas ferramentas tecnológicas são alguns dos objetivos mais ambiciosos e urgentes das Administrações Públicas em nível internacional.

Na Itália, o Decreto Legislativo 36/2023, conhecido como o novo Código dos Contratos Públicos, representa uma verdadeira virada na gestão das contratações públicas, pois impõe a digitalização, a simplificação e a transparência.

O decreto estabelece que todo o ciclo de vida do contrato público deve agora ocorrer em formato digital, e foi instituído um ecossistema nacional de compras públicas digitais (e-procurement), coordenado pela Autoridade Nacional Anticorrupção (ANAC).

Segundo a própria ANAC, apenas em 2023 foram iniciados mais de 1,65 milhão de procedimentos de contratação por meio de plataformas digitais na Itália, totalizando um valor superior a 100 bilhões de euros.

Entre os diversos pontos do novo decreto, há também um foco específico na utilização de ferramentas avançadas de análise e gestão, como a inteligência artificial e o machine learning, especialmente nas fases de avaliação e planejamento das licitações.

O mesmo está ocorrendo em outras partes da Europa.

Em março de 2024, o Cabinet Office do Reino Unido publicou a Nota de Política de Compras 02/24, que fornece orientações sobre o uso da IA, especialmente da IA generativa, nos processos de compras públicas.

A Agência de Proteção Ambiental dos Estados Unidos (EPA) está explorando o uso da inteligência artificial para apoiar a gestão de subsídios ambientais. No contexto do programa “Thriving Communities Grantmaking Program” da EPA, foram desenvolvidas ferramentas baseadas em IA para ajudar as organizações na preparação das solicitações de financiamento.

A própria Organização para a Cooperação e o Desenvolvimento Econômico (OCDE) também destaca o potencial transformador da IA no setor público. Segundo a OCDE, a IA pode melhorar a eficiência das operações internas, a eficácia das políticas públicas, a capacidade de resposta dos serviços públicos e a transparência geral.

Claro que essa é uma transição necessária, mas não isenta de desafios, como o aumento da confiabilidade dos modelos, a redução de vieses e alucinações. No entanto, com a adoção de novos modelos de linguagem de última geração, mais atualizados e seguros, esses problemas tendem a ser progressivamente superados.

Quando a IA generativa se tornou de domínio público, ficou imediatamente claro que ela se presta especialmente bem para apoiar as instituições na elaboração de licitações públicas.

Por quê?

As licitações são, por natureza, processos muito complexos, onerosos e caros de elaborar, tanto em termos de recursos quanto de pessoal. O mesmo vale para as empresas que desejam vencer uma concorrência e que precisam enfrentar um longo processo para participar da seleção.

Vejamos em detalhe quais são os principais desafios que a IA pode nos ajudar a superar de forma mais ágil:

• Excesso de documentação

A elaboração de uma licitação envolve a produção e análise de documentos técnicos, jurídicos e administrativos: regulamentos, normas setoriais, editais, termos de referência, minutas contratuais, requisitos técnicos mínimos e cláusulas ambientais ou sociais.

Para cada procedimento, é necessário consultar legislações nacionais e europeias atualizadas, avaliar editais semelhantes já publicados e produzir documentos coerentes, juridicamente válidos e completos.

Esse volume de conteúdos gera uma carga cognitiva elevada e atrasa os prazos, aumentando o risco de omissões, incoerências ou contradições.

• Verificações manuais lentas, repetitivas e sujeitas a erros

A grande quantidade de documentos necessária ainda é verificada e consultada manualmente, geralmente por equipes jurídicas ou administrativas.

São processos demorados, repetitivos e suscetíveis a falhas humanas, o que atrasa tanto a publicação da licitação quanto a avaliação das propostas recebidas.

• Riscos de não conformidade normativa

As normas que regulam os contratos públicos estão em constante evolução. As consequências de um erro de conformidade podem ser graves: as empresas podem ser desclassificadas do processo, enquanto as administrações públicas podem ser obrigadas a anular a adjudicação e enfrentar recursos judiciais.

• Falta de transparência e padronização

Apesar dos esforços europeus para uniformizar os processos, a falta de padrões compartilhados na elaboração de licitações continua sendo um problema crítico. Cada entidade utiliza estruturas e linguagens diferentes nos documentos, além de sistemas de gestão frequentemente não interoperáveis. Essa fragmentação dificulta o reaproveitamento de conteúdos, a comparabilidade e a participação das empresas, que enfrentam procedimentos em constante mudança.

Como sabemos, a inteligência artificial generativa não pode, em hipótese alguma, ser considerada um substituto das competências jurídicas e técnicas dos profissionais envolvidos na elaboração de um edital; ela pode, entretanto, representar uma ferramenta poderosa de apoio em todas as fases de planejamento e gestão do processo licitatório.

De fato, pode ajudar a reduzir a complexidade, automatizar tarefas repetitivas, minimizar erros e padronizar processos.

Vamos ver em detalhe as principais vantagens para as Administrações Públicas.

• Automatizar atividades repetitivas: a IA é capaz de agilizar e acelerar muitas tarefas manuais, como a preparação dos documentos do edital com base em instruções simples ou rascunhos.
• Verificações mais rápidas e seguras: graças ao uso do processamento de linguagem natural (PLN), os documentos podem ser verificados automaticamente. A IA pode ajudar as equipes jurídicas a analisar, em menos tempo, editais similares, sugerir templates, classificar solicitações — inclusive em diferentes idiomas —, detectar erros ou incoerências. Assim, o trabalho manual seria reduzido pela automação de todo o processo.
• Apoio na avaliação de fornecedores e empresas: a IA pode coletar e cruzar dados de diversas fontes para apoiar e acelerar o processo de verificação da estabilidade ou integridade das empresas concorrentes na licitação.
• Conformidade normativa contínua: a inteligência artificial, conectada à internet e treinada com documentos sempre atualizados, é capaz de monitorar automaticamente alterações legislativas em nível internacional e alinhar os documentos dos editais e a verificação das propostas.
• Imparcialidade, transparência e combate a ilícitos: se conectada a fontes de dados adequadas, integráveis em uma base única de conhecimento, a IA pode apoiar a avaliação das propostas com critérios imparciais, identificar mais rapidamente incompatibilidades nas solicitações e verificar automaticamente os requisitos de idoneidade. A IA também pode ajudar as Administrações Públicas a detectar potenciais comportamentos ilícitos, prevenir irregularidades e até identificar atividades suspeitas vinculadas a organizações criminosas.

Almawave sempre apoiou a inovação e a simplificação dos processos das Administrações Públicas por meio do uso das novas tecnologias, e os editais de licitação se mostraram desde o início uma prioridade importante.

Por isso, a Almawave criou o Tender Smart Assistant, uma solução que aproveita ao máximo ferramentas de compreensão de texto e GenAI para ajudar a Administração Pública na elaboração de rascunhos de editais e outros documentos de licitação, de forma mais simples, segura e confiável.

O Tender Smart Assistant baseia-se na combinação do Velvet e do Discovery Experience, as tecnologias proprietárias mais avançadas da Almawave:

AIWave – Discovery Experience: AIWave é uma plataforma modular PaaS (Platform as a Service) projetada para facilitar a adoção de IA em processos empresariais, públicos e privados, com uma abordagem eficiente low-code/no-code.
O Tender Smart Assistant utiliza o módulo AIWave Discovery Experience, um aplicativo que simplifica a pesquisa e exploração de informações, permitindo acessar facilmente dados, conceitos e documentos por meio de uma interface clara com barra de pesquisa. Em outras palavras, garante uma adoção simples e uma experiência de usuário otimizada.

Velvet: Velvet é a inteligência artificial generativa que potencializa o Discovery Experience. Uma família de Large Language Models (LLM) desenvolvidos integralmente na Itália sobre arquitetura proprietária, otimizada especialmente para a língua italiana e atenta à sustentabilidade e às normas éticas e jurídicas europeias.

Além disso, o Tender Smart Assistant é uma solução totalmente personalizável, desenvolvida sob medida conforme as necessidades de cada cliente.

Dessa forma, os funcionários das Administrações Públicas terão à disposição uma ferramenta inovadora para a elaboração de rascunhos de editais e documentos de licitação e para a verificação da conformidade das propostas técnicas recebidas, com base no cumprimento das normas e requisitos exigidos.

Soluções desse tipo facilitam muito o trabalho das Administrações Públicas com múltiplas funções:

• Uso de conversação para definir seu edital: você poderá conversar em linguagem natural com a IA para definir todas as características do edital com base nos objetivos, orçamentos e normas legais.

• Perguntas para definição das especificações do edital: poderá fazer perguntas diretamente à IA e receber respostas precisas para desenvolver cada aspecto do edital, do regulamento e do caderno de encargos técnicos.

• Acesso para edição do rascunho do edital gerado: conforme suas solicitações, a IA criará um rascunho do documento, no qual você poderá intervir diretamente para inserir suas correções. Será como trabalhar colaborativamente a quatro mãos no mesmo texto.

• Revisão e implementação do texto: poderá fazer modificações e sugestões dialogando com a IA ou via chat, com acesso direto a qualquer fonte e documento usado pela GenAI.

• Suporte na fase seguinte: a IA também ajudará a verificar a conformidade das propostas técnicas recebidas de forma mais rápida e precisa, para adjudicar o contrato o quanto antes.

Quais são as principais vantagens para a Administração Pública?

• Simplificação e automação dos processos repetitivos: processos mais repetitivos e manuais, como pesquisa, verificação e controle, podem ser simplificados e automatizados pela GenAI. Isso tem uma vantagem dupla, pois também permite evitar erros e imprecisões.

• Aceleração dos prazos: gerar textos, revisar rascunhos, fazer verificações e comparações será muito mais rápido, reduzindo os prazos dos editais de licitação em favor de uma maior eficiência da Administração Pública.

• Uso de linguagem natural: usar uma interface conversacional em linguagem natural significa poder conversar com a IA de forma simples e rápida, em sua língua materna. Para o profissional e especialista, isso significa ter uma solução capaz de interagir usando, quando necessário, linguagem técnica e específica. Para os colaboradores, significa poder usar a solução sem necessidade de formação técnica prévia.

• Experiência do usuário otimizada: para ser um recurso verdadeiro, os LLMs devem ser acessíveis por meio de interfaces claras e fáceis de usar. Por isso, ter toda a potência do Velvet dentro da interface de busca do Discovery Experience garante plena usabilidade das soluções para operadores e profissionais de qualquer nível.

Em um contexto em que velocidade, precisão e transparência são mais cruciais do que nunca, a inteligência artificial pode representar o verdadeiro aliado da Administração Pública. A tecnologia está disponível: agora cabe aos órgãos e empresas aproveitarem seu potencial.

Descubra como digitalizar seus editais de licitação com o Tender Smart Assistant.

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