Bandi di gara e intelligenza artificiale: come semplificare i processi per PA e aziende

Ogni anno, enti pubblici e organizzazioni gestiscono centinaia di procedure complesse per l’affidamento di lavori, servizi e forniture attraverso bandi di gara. 

Allo stesso tempo, numerose aziende impiegano personale specializzato e risorse dedicate esclusivamente alla ricerca di bandi di gara e alla gestione documentale per partecipare alle gare d’appalto. 

Si tratta di un lavoro oneroso ma di grande importanza sia per la Pubblica Amministrazione che per le imprese private. 

Ma cosa succede quando entrano in gioco l’intelligenza artificiale e la GenAI?  

In che modo le nuove tecnologie possono semplificare e velocizzare i processi, la ricerca dei documenti, la stesura e la revisione dei testi, la verifica della conformità rispetto a leggi e regole? 

Digitalizzazione e nuove tecnologie: il futuro dei bandi di gara a livello internazionale 

Adottare l’intelligenza artificiale per supportare la gestione dei bandi di gara presto potrebbe diventare lo standard, perché la digitalizzazione dei processi e l’adozione dei nuovi strumenti tecnologici è uno degli obiettivi più ambiziosi e urgenti delle Pubbliche Amministrazioni a livello internazionale. 

In Italia il D. Lgs. 36/2023, ovvero il nuovo Codice dei Contratti Pubblici, rappresenta una vera e propria svolta nella gestione degli appalti pubblici, perché impone digitalizzazione, semplificazione e trasparenza.  

Il decreto-legge stabilisce che l’intero ciclo di vita del contratto pubblico deve ora svolgersi in formato digitale ed è stato istituito un ecosistema nazionale di approvvigionamento digitale (e-procurement), coordinato dall’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC). 

Proprio secondo l’ANAC, nel nostro Paese solo nel 2023 sono state avviate oltre 1,65 milioni di procedure di affidamento tramite piattaforme digitali, per un valore complessivo superiore a 100 miliardi di euro. 

Tra i diversi punti del nuovo decreto viene dedicato spazio anche all’impiego di strumenti avanzati di analisi e gestione, come l’intelligenza artificiale e il machine learning, soprattutto in fase di valutazione e pianificazione dei bandi di gara. 

Lo stesso sta accadendo anche in altre parti d’Europa. 

Nel marzo 2024, il Cabinet Office del Regno Unito ha pubblicato la Procurement Policy Note 02/24, che fornisce indicazioni sull’uso dell’IA, in particolare dell’IA generativa, nei processi di appalto pubblico.  

L’Agenzia per la Protezione dell’Ambiente degli Stati Uniti (EPA) sta esplorando l’uso dell’intelligenza artificiale (IA) per supportare la gestione delle sovvenzioni ambientali. Nel contesto del programma “Thriving Communities Grantmaking Program” dell’EPA, sono stati infatti sviluppati strumenti basati sull’IA per assistere le organizzazioni nella preparazione delle domande di sovvenzione. 

Anche l’Organizzazione per la Cooperazione e lo Sviluppo Economico (OCSE) sottolinea il potenziale trasformativo dell’IA nel settore pubblico. Secondo l’OCSE, l’IA può migliorare l’efficienza delle operazioni interne, l’efficacia delle politiche pubbliche, la reattività dei servizi pubblici e la trasparenza complessiva.
Certo si tratta di un passaggio necessario, ma non privo di sfide, come l’aumento dell’affidabilità dei modelli, la riduzione dei bias e delle allucinazioni, ma con l’adozione di nuovi LLM più aggiornati e sicuri, queste dovrebbero gradualmente risolversi. 

Quando l’IA generativa è diventata di dominio pubblico, è stato subito chiaro che si prestasse particolarmente bene a supportare le istituzioni nella redazione dei bandi di gara. 

Per quale motivo? 

I bandi sono per loro natura molto complessi, onerosi e costosi da elaborare, in termini di risorse e personale. Stessa cosa vale per le aziende che vogliono aggiudicarsi un appalto e che devono affrontare un lungo iter per partecipare alla selezione. 

Vediamo nel dettaglio quali sono le sfide di maggiore portata che l’IA potrebbe aiutarci a superare più rapidamente: 

• Eccessiva mole di documentazione 

La redazione di un bando implica l’elaborazione e l’analisi di documenti tecnici, giuridici e amministrativi: regolamenti, norme di settore, capitolati, disciplinari, schemi di contratto, requisiti tecnici minimi e clausole ambientali o sociali. 

Per ogni procedura, è necessario consultare normative nazionali ed europee aggiornate, valutare bandi simili già pubblicati e produrre documenti coerenti, legalmente validi e completi. 

Questa mole di contenuti genera carichi cognitivi elevati e rallenta le tempistiche, aumentando il rischio di dimenticanze, incongruenze o contraddizioni. 

• Controlli manuali lenti, ripetitivi e soggetti a errore 

La grande mole di documenti da utilizzare ad oggi viene verificata e consultata manualmente, di solito da team legali o amministrativi.  

Si tratta di processi che richiedono tempo, ripetitivi e soggetti a sviste ed errori, che rallentano sia la pubblicazione del bando che la valutazione delle offerte ricevute. 

• Rischi di non conformità normativa 

Le normative che regolano gli appalti pubblici sono in continua evoluzione. Le conseguenze di un errore di conformità possono essere gravi: le imprese rischiano di essere escluse dalla procedura, mentre le PA potrebbero dover annullare l’aggiudicazione e affrontare ricorsi legali. 

• Mancanza di trasparenza e standardizzazione 

Nonostante gli sforzi europei per uniformare i processi, la mancanza di standard condivisi nella redazione dei bandi rimane un nodo critico. Ogni ente utilizza strutture e linguaggi diversi per i documenti, oltre a sistemi di gestione spesso non interoperabili. Questa frammentazione rende difficile il riuso dei contenuti, la comparabilità e la partecipazione delle imprese, che vedono gli iter cambiare continuamente. 

Come sappiamo, l’intelligenza artificiale generativa non può essere intesa in nessun caso come un sostituto delle competenze giuridiche e tecniche dei professionisti coinvolti nella stesura di un bando; può invece rappresentare uno strumento di supporto potente in tutte le fasi di progettazione e gestione del bando di gara. 

Può aiutare infatti a ridurre la complessità, automatizzare i passaggi ripetitivi, minimizzare gli errori e standardizzare i processi. 

Vediamo in dettaglio i più importanti vantaggi per le Pubbliche Amministrazioni. 

• Automatizzare attività ripetitive: l’IA è in grado di snellire e velocizzare molte attività manuali, come la preparazione dei documenti di gara sulla base di semplici indicazioni o bozze.
   

• Controlli più rapidi e sicuri: grazie all’uso del linguaggio naturale (NLP), i documenti possono essere verificati automaticamente. L’IA può aiutare i team legali ad analizzare in minor tempo bandi simili, suggerire template, classificare richieste – anche in lingue diverse, trovare errori o incongruenze. Si ridurrebbe dunque il lavoro manuale automatizzando l’intero processo.
   

• Supporto nella valutazione dei fornitori e delle aziende: l’IA è in grado di raccogliere e incrociare dati provenienti da diverse fonti per supportare e velocizzare il processo di verifica della stabilità o l’integrità delle aziende che concorrono alla gara d’appalto.
   

• Conformità normativa continua: l’intelligenza artificiale, connessa alla rete e addestrata con documenti sempre aggiornati, è in grado di monitorare in modo automatico le modifiche legislative a livello internazionale e allineare i documenti dei bandi di gara e la verifica delle domande.
   

• Imparzialità, trasparenza e contrasto agli illeciti: se connessa ad opportune fonti di dati, integrabili in un’unica base di conoscenza, l’IA può supportare il vaglio delle proposte in base a criteri non pregiudizievoli, individuare più velocemente incompatibilità nelle domande e verificare in modo automatico i requisiti di moralità. L’IA può anche aiutare le PA a scoprire potenziali comportamenti illeciti, prevenire irregolarità e addirittura individuare attività sospette riconducibili ad associazioni mafiose. 

Se da un lato progettare e gestire gare d’appalto efficaci è complicato per le PA, lo è altrettanto partecipare per le aziende. 

Verificare che la propria azienda sia idonea e possieda tutti i requisiti richiesti; valutare, trovare e compilare tutti i documenti richiesti; scrivere, talvolta in lingue diverse da quella madre, i testi necessari. 

Si tratta di attività molto dispendiose, sia dal punto di vista del tempo che delle risorse umane messe in campo. 

Anche in questo caso l’IA può fare la differenza. 

• Individuazione rapida delle gare a cui partecipare: a livello internazionale si stanno già diffondendo strumenti basati sull’intelligenza artificiale in grado di individuare i bandi di gara disponibili a livello internazionale più compatibili con i servizi offerti dalla propria azienda. Sulla base dello storico dei bandi a cui si è già partecipato, l’IA è in grado di simulare scenari plausibili e suggerire solo le gare di cui è più probabile ottenere l’assegnazione.
   

• Valutazione in tempo reale di requisiti minimi e criteri di ammissibilità: grazie all’IA, chi si occupa di gare d’appalto all’interno dell’azienda potrà confrontare in modo più rapido i requisiti minimi e i criteri di ammissibilità del bando con i documenti della propria azienda, per assicurarsi di poter partecipare e di investire tempo prezioso solo nelle gare più appetibili.
   
• Generazione assistita della documentazione: come abbiamo già visto, i LLM più aggiornati, uniti a tecniche di Retrieved Augmented Capacity (RAG), sono in grado di supportare il personale nella scrittura di tutta la documentazione necessaria per partecipare al bando di gara. Strumenti forniti di interfaccia conversazionale permettono ai professionisti di individuare i documenti più appropriati nella knowledge base (pdf, immagini, video) o in rete con link alle fonti, confrontarli e redigere testi in più lingue più rapidamente, evitando refusi ed errori. 

Almawave sostiene da sempre l’innovazione e la semplificazione dei processi delle Pubbliche Amministrazioni attraverso l’uso delle nuove tecnologie, e i bandi di gara si sono rivelati fin da subito una priorità importante. 

Per questo, Almawave ha ideato Tender Smart Assistant, una soluzione che sfrutta al massimo strumenti di comprensione del testo e GenAI, per aiutare la Pubblica Amministrazione nella redazione di bozze di bandi e altri documenti di gara, in modo più semplice, sicuro e affidabile. 

Tender Smart Assistant si basa sulla combinazione di Velvet e Discovery Experience, le più attuali tecnologie proprietarie di Almawave: 

• AIWave – Discovery Experience: AIWave è la piattaforma modulare PaaS (Platform as a Service) pensata per facilitare l’adozione dell’IA nei processi aziendali, pubblici e privati, con un efficiente approccio low-code/no-code.
  Tender Smart Assistant si basa sul modulo AIWave Discovery Experience, un’app che semplifica la ricerca e l’esplorazione delle informazioni e che permette di reperire facilmente dati, concetti e documenti attraverso una chiara interfaccia con barra di ricerca. In altre parole, garantisce un’adozione semplice e una user experience ottimizzata. 

• Velvet: Velvet è l’intelligenza artificiale generativa che potenzia Discovery Experience. Una famiglia di Large Language Model (LLM) sviluppati integralmente in Italia su architettura proprietaria, ottimizzata in particolare per la lingua italiana e attenta alla sostenibilità e alle normative etiche e giuridiche europee. 

Inoltre, Tender Smart Assistant è una soluzione completamente personalizzabile, sviluppata ad hoc in base alle esigenze di ciascun cliente.  

In questo modo, gli impiegati delle PA avranno a disposizione uno strumento innovativo per la redazione di draft di bandi e documenti di gara e per la verifica della conformità delle offerte tecniche ricevute, sulla base del rispetto delle norme e i requisiti richiesti. 

Soluzioni di questo tipo facilitano al massimo il lavoro delle PA con molteplici funzioni: 

• utilizzo di conversazione per definire il tuo bando: potrai conversare in linguaggio naturale con l’IA per definire tutte le caratteristiche del bando in base agli obiettivi, i budget e le norme di legge.  

• domande per la definizione delle specifiche del bando: potrai porre le tue domande direttamente all’IA e ricevere risposte puntuali per sviluppare ogni aspetto del bando, del disciplinare e del capitolato tecnico.  

• accesso in modifica alla bozza del bando generato: in base alle tue richieste, l’IA creerà una bozza del documento, sui cui potrai intervenire direttamente per inserire le tue correzioni. Sarà come lavorare collaborativamente a quattro mani sullo stesso testo.

• revisione e implementazione del testo: potrai apportare le modifiche e i suggerimenti dialogando con l’IA o via chat, con accesso diretto a qualsiasi fonte e documento utilizzato dalla GenAI.
   

• supporto nella fase successiva: l’IA ti aiuterà anche a verificare la conformità delle offerte tecniche ricevute in modo più rapido e preciso, per assegnare l’appalto più velocemente possibile.
   

Quali sono i principali vantaggi per la Pubblica Amministrazione? 

1. Semplificazione e automazione dei processi ripetitivi: i processi più ripetitivi e manuali, come quelli di ricerca, verifica e controllo, possono essere semplificati e automatizzati dalla GenAI. Questo ha un duplice vantaggio, perché permette anche di evitare errori e imprecisioni. 
2. Velocizzazione delle tempistiche: generare testi, revisionare bozze, fare controlli e confronti sarà velocizzato al massimo, accorciando le tempistiche dei bandi di gara a favore di una maggiore efficienza della PA. 
3. Utilizzo di linguaggio naturale: utilizzare un’interfaccia conversazionale in linguaggio naturale significa poter conversare con l’IA in modo semplice e rapido, nella propria lingua madre. Per il professionista e lo specialista, questo significa avere una soluzione in grado di interloquire utilizzando, quando necessario, un linguaggio specifico e tecnico. Per i collaboratori, significa invece poter utilizzare la soluzione senza la necessità di avere una formazione tecnica alle spalle. 
4. User experience ottimizzata: per essere una vera risorsa, i LLM devono essere resi fruibili attraverso interfacce chiare e semplici da utilizzare. Per questo avere a disposizione tutta la potenza di Velvet all’interno della interfaccia di ricerca di Discovery Experience garantisce una piena fruibilità delle soluzioni per operatori e professionisti di qualsiasi livello. 

In un contesto in cui velocità, precisione e trasparenza sono più cruciali che mai, l’intelligenza artificiale può rappresentare il vero alleato della Pubblica Amministrazione. La tecnologia c’è: ora tocca agli enti e alle aziende coglierne il potenziale. 

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